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訂單格式一致、驗收短少與退貨留有紀錄、報價資訊依品項與客戶調整 協助減少人工登打與重複核對
食材供應商接單的方式，除了電話與通訊軟體，也有業者改用供應商接單系統，讓餐廳與供應商在同一個平台上完成下單、確認訂單、出貨、驗收與對帳，雙方看到的是同一份訂單紀錄。透過線上作業，供應商不必再將通訊軟體中的訊息逐筆抄成出貨單，餐廳也能直接查看叫貨紀錄，減少雙方重複登打與整理資料的時間。
依主計總處物價統計，10 月 7 日公布的 2026 年 9 月資料顯示，蔬菜價格年增 4.93%、水產品年增 3.99%、蛋類年增 8.84%。生鮮品項價格隨天候與季節變動，食材供應商調整報價的頻率高，若仍以電話或通訊軟體逐一通知餐廳，價格異動容易到月結時才引發爭議，接單與報價方式也成為食材供應商數位化的起點。
供應商接單系統是什麼？與通訊軟體接單差在哪？
供應商接單系統是食材供應商接收餐廳訂單、確認訂單、安排出貨與對帳的線上工具，若餐廳與供應商使用同一平台，雙方的訂單紀錄即時同步。與通訊軟體接單相比，差異主要有三點。第一是訂單格式，通訊軟體接單常見「食用油2桶」這類未標示規格或容量的訊息，以及訊息收回造成漏單，供應商接單系統則以固定的品項、數量與單位成立訂單。第二是報價，供應商可依客戶與品項設定報價資訊，例如食用油價格異動時，可更新品項報價，讓餐廳下單時掌握最新價格資訊。第三是對帳，出貨後餐廳線上驗收，短少與退貨留有紀錄，訂單、出貨單與退貨請款單可自動核對，供應商可隨時掌握各客戶的應收狀況。
食材供應商數位化，常卡在哪些環節？
食材供應商數位化常見的卡點有三項。一是客戶端未同步，若只有供應商單方面使用系統，餐廳仍以通訊軟體叫貨，供應商就得把訊息再輸入一次，反而多一道工。二是品項建檔，生鮮供應商的品項動輒數百項，單位與規格若建錯，後續訂單都會受影響。三是報價調整頻繁，生鮮價格天天變動，系統若無法依客戶與品項調整報價，供應商仍得逐一電話通知。因此，供應商導入系統時，可先整理品項與報價資料，並從既有合作客戶中逐步推動平台使用，讓訂單流程逐漸整合。
評估供應商接單系統 可先確認三件事
一、餐廳端是否在同一平台：供應商接單系統的效益取決於餐廳是否同步下單與驗收，雙邊都在平台上，訂單資料才不需任一方補登。供應商也能集中接收不同餐廳的訂單，減少在多個通訊管道間切換的時間。
二、品項與單位由誰建置：導入初期的品項整理與單位設定影響前幾個月的使用順暢度，評估供應商接單系統時可先確認建置分工。
三、報價能否依客戶與品項調整：不同品項的報價方式不盡相同，例如蔬果類常以時價計算，而食用油等品項則可能依客戶合作條件提供不同報價。供應商接單系統能否依客戶與品項設定報價資訊，是評估重點。
另依勞動部 9 月 24 日公布的最低工資審議結果，最低工資月薪將自 2027 年 1 月 1 日起由 29,500 元調升至 30,900 元，時薪由 196 元調升至 205 元。食材供應商的接單、理貨與對帳多仰賴人工，如何減少重複行政作業，也成為業者檢視營運流程時的考量。
食材供應商數位化並非大型業者的專利，每日需處理多家客戶訂單、價格經常變動的中小型供應商，同樣可能面臨單位誤認、漏單與對帳問題，可依客戶數與每日訂單量評估導入需求。
可可食集 CocoMart 訂供貨平台的供應商端作業
可可食集 CocoMart 由食集資訊股份有限公司營運，2022 年推出訂供貨平台，作為餐廳與供應商雙方共同使用的叫貨與接單工具，也是供應商接單系統的選項之一。供應商端的作業包括：在平台確認餐廳訂單，依品項與門市提供不同報價，並可因應天候或市場波動調整報價資訊，出貨後由餐廳線上驗收，短缺或異常品項與退貨皆留有紀錄，雙方資訊同步，訂單、出貨單與退貨請款單自動對帳，出貨紀錄整合為請款單並生成應收列表，供應商與餐廳門市皆可掌握付款進度。導入初期的品項整理與資料建立由平台專員協助，資料主要由供應商提供，若供應商原本合作的餐廳尚未使用平台，也可由平台協助說明與導入。依食集資訊 9 月 10 日發布的統計，平台串聯近 3,000 家餐廳門市與 2,100 家供應商。
食集資訊產品團隊指出：「現在餐飲供應商普遍面臨人力吃緊的問題，日常除了備貨、出貨，還得花時間整理訂單、人工key單與核對帳務。透過平台整合訂單確認、出貨與對帳流程，可以減少重複登打和行政作業，讓人力更集中在出貨與客戶服務等工作上。」
可可食集另於 2026 年 4 月推出食材商城「可可商城」，提供餐飲業者瀏覽食材與供應商資訊，作為尋找食材與拓展進貨管道的另一種方式。
